Conciergeries et services aux entreprises - Evolution des besoins & perspectives

BESOINS et DEMANDES : OFFRIR DU SUR-MESURE

Q : Comment définissez-vous vos activités ?

L. Soetens : Nous (Burogest) sommes une entreprise de services facilitaires. Son objectif est d’aider les entreprises (essentiellement des PME de 10 à 500 collaborateurs issues de tous les secteurs économiques) à se concentrer sur leur cœur de métier, condition essentielle de leur développement.

Concrètement notre rôle est de prendre en charge les tâches de support en mutualisant les ressources humaines (compétences) et physiques (espaces de travail).

Ainsi, prendre en charge les tâches administratives (secrétariat, télésecrétariat, consultance en gestion administrative, financière et RH, assistance en communication digitale) doit permettre, non seulement, de dégager l’entreprise de ces charges mais aussi de répondre à ses besoins accrus de flexibilité. Les compétences demandées sont alors prestées ‘sur mesure’ (horaires et durées adaptés aux impératifs de fonctionnement).

Parallèlement, les besoins d’espaces et de postes de travail doivent répondre à la logique d’hybridation (présentiel ><distanciel). Ici également notre rôle est de fournir une solution ‘spatiale’ tout inclus (aménagement et équipement) ‘sur-mesure’.

Dans un premier temps cela demande de comprendre les besoins de l’entreprise (analyse de ses modes de fonctionnement) pour ensuite, dans un second temps, calculer les superficies nécessaires au regard de 3 éléments majeurs :

•       les espaces mutualisés (ex. : salles de réunions ) ;
•       les postes de travail partagés ou non (selon le nombre de collaborateurs opérant en home-office) ;
• ·     les zones de convivialité (les bureaux sont devenus des lieux de rencontres, d’échanges et de sociabilisation des collaborateurs.)

C’est sur base de ces 3 éléments que l’aménagement de l’espace est alors structuré et dimensionné.

ATTIRER ET RETENIR LES TALENTS

Dans sa réponse, B. Verstuyft insiste sur la nouvelle nature du modèle socio-économique « Ce dernier  montre en effet une rotation (turn over) accélérée des personnels d’entreprises (la fréquence moyenne des changements d’emplois des jeunes générations est désormais comprise entre 5 et 7 ans). Dans ce contexte, les services de conciergerie constituent un atout autant pour attirer que pour conserver les talents.

En effet, si le New Way of Working impose un nécessaire (ré)aménagement des espaces de travail, la dimension du bien-être de la personne – sous toutes ses formes - est devenue un impératif pris en compte dans la stratégie de recrutement des entreprises.

Il est à noter que cette dimension de bien-être figure par ailleurs dans le ‘S’ des critères ESG (*)  qui porte sur l’impact de l’entreprise sur son écosystème humain (collaborateurs, clients, fournisseurs, communautés locales, représentativité par genre,…).

En termes pratiques, outre une modification du ‘paquet salarial’ des collaborateurs (la voiture n’est plus le premier choix), la question de ce ‘bien-être’ porte sur les avantages dont un employé peut bénéficier pour son équilibre personnel/familial et professionnel.

Dans le chef des collaborateurs, la notion de base qui sous-tend ce modèle est alors : Avec les possibilités (et le confort) du télétravail, ma présence au bureau doit être assortie de différents avantages. Que m’offrez-vous ?

Cela nous (Easyday)  amène à élargir le spectre de nos services pami lesquels on trouve le ‘frigo’ (mise à disposition de catering en collaboration avec un traiteur),  un service laverie, un packaging produits d’entretien (il sera rempli au bureau), des cours de Yoga, etc.

Parallèlement ce spectre couvre aussi la prise en charge de l’organisation du planning des salles de réunions collectives. Cette activité est devenue d’autant plus ‘critique’ que les collaborateurs rejoignent simultanément l’entreprise 2 ou 3 jours/semaine. »

Confirmant l’important changement du mode opératoire des entreprises, S. Sagman  resitue le rôle de Growners. « En tant que  propriétaire et bailleur de surfaces tertiaires ‘sur mesures’ (**)  majoritairement comprises entre 100 et 500 m² et destinées à des PME et/ou indépendants (comptables, avocats, IT, ..), nous avons constaté une interrogation très prégnante des sociétés quant aux surfaces prises en location.  Cette interrogation suppose une série de sous-questions plus pragmatiques : Quels sont nos besoins réels en termes de localisation, de performances et d’aménagement des espaces ? Comment motiver les collaborateurs à revenir au bureau ? Etc.

Dans ce schéma on comprend que la mise à disposition des services ‘à la personne’ dans nos immeubles soit devenue indispensable et trouve une solution dans la prestation de services en ‘pack’ ou ‘à la carte’ (on ne paye que ce qu’on utilise) de Easyday et Burogest.

Ajoutons que nombre d’entreprises ayant réduit leurs superficies (effet télétravail) reviennent aujourd’hui totalement ou partiellement sur cette décision. L’importance de la présence de tous les collaborateurs 2 à 3 jours semaine (éviter l’effet silo) motive ce revirement. »  

« Une attitude qui est aussi fonction du métier de l’entreprise. Une activité essentiellement commerciale requiert moins d’espaces qu’une activité administrative » précise L. Soetens

COÛT / BÉNÉFICE

Q. : Peut-on quantifier le gain (coût/bénéfice) des services facilitaires et de conciergeries ?

« Cette question revient à quantifier le bien-être des collaborateurs. C’ est peu palpable remarque B. Verfuyst qui souligne toutefois que des études montrent que le bien-être au bureau réduit significativement  le taux d’absentéisme. »

« S’agissant de coût, il est clair reprend L. Soetens qu’une location d’espaces ‘avec services’ (et  charges incluses)  voit son coût être supérieur de 15 à 20% à celui d’une surface brute. Par contre, la mise à disposition d’espaces communs (mutualisés) pour des réunions ou autres activités permet d’optimiser et donc de réduire, au prorata, les superficies fixes louées.
A terme, les frais sont donc sensiblement égaux. »

Revenant à la notion espaces/services, S. Sagman  met en évidence deux points :

• L’importance des services (notamment catering) est particulièrement sensible pour les immeubles ‘au milieu de nulle part’ et ne disposant pas d’une offre de proximité ;
• Dans la mesure du possible, nous installons des espaces communs, dédiés et réservés à Easyday (ex. : pour des cours de yoga) dans certains immeubles. C’est le cas de l’immeuble Park Station (Diegem)  

BLEU/ROUGE vs JAUNE/VERT

« S’il est exact que l’offre de services internes à un immeuble doit être mise en rapport avec celle de l’environnement immédiat du site, il est également vrai que la nature des occupants (selon les métiers) montre une cartographie de tempéraments différents. Les ‘bleu/rouge’ - généralement introvertis – mangeront un sandwich devant leur PC alors que les ‘jaune/vert’ – généralement extravertis – exploreront les alentours » précise encore L. Soetens.

DANS 5 OU 10 ANS

Q. : Si vous vous projetez à 5 ou 10 ans, quelle(s) évolution(s) prévoyez-vous pour votre métier ?

L. Soetens : Alors que nous tendons d’ores et déjà vers davantage de flexibilité, de créativité et d’agilité (ex. : mise à disposition de bureaux privatifs 2 jours/semaines, nouvelle organisation des postes de travail selon l’augmentation de la digitalisation et du télétravail), ce mouvement s’amplifiera au profit de l’individu. Cela nous conforte dans le besoin d’être (très) proche des personnes pour mieux comprendre et donc répondre à leurs attentes. La prochaine mise en place de ‘Connections Lab’ s’inscrit dans cette démarche d’identifier les centres d’intérêts communs extra professionnels des collaborateurs. »

Confirmant cette évolution vers l’individu et son bien-être, B. Verstuyft remarque également « une mise à disposition accrue de services et infrastructures (garages, ateliers, salles de douches, salles de sport,.. ) notamment en rapport avec le développement de la mobilité douce.

Autre point, dès lors que les espaces des entreprises deviennent aussi des espaces de rencontres destinés à agréger leurs collaborateurs, on voit apparaître une demande pour la mise en place d’événements ‘fédérateurs’ (ex. : une journée ‘bien-être’)

Enfin,  le segment résidentiel s’ouvre de plus en plus largement aux services tels que les nôtres. Plusieurs raisons, parmi lesquelles une réduction des surfaces privatives (+/-15%) et un accroissement des surfaces partagées (espace de co-working, laverie, fitness, …) consommatrices de services,  expliquent ce mouvement. »

DU BUREAU A LA MAISON ET INVERSÉMENT  !

Pour S. Sagman « il est clair que le télétravail est un acquis qui demande à être stabilisé mais sur lequel on ne reviendra pas. Selon ce principe d’une hybridation (bureau/logement) et d’un monde toujours plus connecté (améliorer les flux d’informations) une formule peut résumer l’évolution :

Plus le travail s’invitera à la maison (home office) plus la maison s’invitera dans l’espace de travail !

C’est ainsi que les espaces de vie s’élargissent au sein des bureaux à l’exemple des kitchenettes plus spacieuses et mieux équipées/aménagées ou des espaces polyvalents (hall d’entrée, couloirs ) transformés en salons (tables, chaises, poufs, estrade, coins cosy, …).

En devenant le point central de toute stratégie de développement des entreprises, le bien-être humain pousse à une considération accrue du travail effectué notamment par la mise à disposition de services à la personne .»

L. Soetens : « L’hybridation sera effectivement élargie et dépassera la sphère du HQ de l’entreprise et de l’habitat du collaborateur.  Elle évoluera vers la mise en place de HUB destinés à permettre aux collaborateurs de se retrouver (par zones géographiques) pour vivre la culture de l’entreprise sans avoir à effectuer de long déplacements ou à entrer dans les villes ! Les entreprises chercheront une solution unique qui leur offrira l’ensemble des lieux -espaces et services utiles aux membres de leurs équipes. C’est ce qu’offre la toute nouvelle plateforme Way’kUp !, lancée fin de l’année dernière

« Si l’avenir des villes répond en effet du ‘oublie ta voiture’, cela signifie qu’on ne s’adressera plus qu’à une partie de la population et qu’une autre ‘émigrera’. C’est un phénomène déjà constaté à Bruxelles. Il se justifie également au vu de la médiocrité de l’offre des transports publics dont l’effet est désastreux. Alors que les projets immobiliers urbains se multiplient, l’offre de mobilité ne suit pas » conclut B. Verstuyft

(*) Mesure européenne, contraignante à partir de 2024, les critères Environnementaux, Sociaux et de Gouvernance (ESG) , permettent d'évaluer la démarche RSE (responsabilité sociale) d'une entreprise. Au-delà du simple aspect économique, ces critères prennent en compte les impacts sociaux et environnementaux de ses activités. 

(**) Env. 50 locataires dans 50 immeubles.